KI-Agentur auswählen: 12 Fragen, die du vor dem Auftrag stellen musst

Die falsche Agentur kostet dich 20.000€ und 6 Monate. Diese 12 Fragen schützen dich davor.

Du willst einen KI-Chatbot, Voice AI oder Prozessautomatisierung in deinem Unternehmen einführen. Du weißt, was du brauchst – aber nicht, wer es am besten umsetzen kann. Der Markt ist voll von Agenturen, die „KI" auf ihre Website geschrieben haben. Manche sind echte Experten. Andere haben letztes Jahr noch WordPress-Seiten gebaut.

Das Problem: Von außen ist der Unterschied kaum zu erkennen. Beide haben glänzende Case Studies, beide versprechen „maßgeschneiderte Lösungen", beide klingen im Erstgespräch überzeugend. Der Unterschied zeigt sich erst im Projekt – und dann ist es oft zu spät.

In diesem Artikel bekommst du 12 konkrete Fragen, die du jeder KI-Agentur stellen solltest, bevor du einen Vertrag unterschreibst. Inklusive Green Flags, Red Flags und einer Checkliste zum Abhaken.

Warum die Agentur-Auswahl so kritisch ist

Eine oft zitierte Zahl: Rund 60–70% aller KI-Projekte liefern nicht das gewünschte Ergebnis. Die Gründe sind selten rein technisch. Meistens liegt es an:

• Falschen Erwartungen – Die Agentur hat zu viel versprochen, der Kunde zu wenig hinterfragt.
• Fehlender Domain-Expertise – Die Agentur kennt die Technologie, aber nicht deine Branche.
• Schlechter Kommunikation – Kein klarer Projektablauf, keine regelmäßigen Updates, kein fester Ansprechpartner.
• Fehlendem Post-Launch-Support – Das Projekt wird "abgeliefert" und die Agentur ist weg.

Die richtige Agentur erkennt man nicht am Preis oder an der Website. Man erkennt sie an den Antworten auf die richtigen Fragen.

Die 12 entscheidenden Fragen

1. „Habt ihr bereits Projekte in unserer Branche oder mit unserem Use Case umgesetzt?"

Warum wichtig: Domain-Expertise spart Zeit und Geld. Eine Agentur, die schon Voice AI für Arztpraxen gebaut hat, kennt die typischen Gesprächsabläufe, Datenschutz-Anforderungen und Integrationen. Eine Agentur ohne Branchenerfahrung muss das alles erst lernen – auf deine Kosten.

Green Flag: „Ja, hier sind drei ähnliche Projekte mit Referenzen." Red Flag: „Wir können alles machen" – ohne konkrete Beispiele.

2. „Können wir mit einem eurer bestehenden Kunden sprechen?"

Warum wichtig: Marketing-Versprechen sind das eine. Was ein bestehender Kunde über Kommunikation, Pünktlichkeit und Ergebnis sagt, ist etwas komplett anderes.

Was du den Kunden fragen solltest: Wie war die Kommunikation? Wurde das Budget eingehalten? Wie läuft der Support nach dem Launch? Würdet ihr die Agentur weiterempfehlen?

Green Flag: „Klar, hier sind zwei Kunden, die du anrufen kannst." Red Flag: Ausweichende Antworten oder „aus Datenschutzgründen leider nicht möglich."

3. „Wie sieht euer Projektablauf von Anfang bis Ende aus?"

Warum wichtig: Ein strukturierter Prozess zeigt Erfahrung. Wer schon 20 KI-Projekte umgesetzt hat, hat einen bewährten Ablauf. Wer improvisiert, hat wahrscheinlich noch nicht viel gemacht.

Was du erwarten solltest: Discovery → Konzept/Design → Entwicklung → Testing → Launch → Support & Optimierung. Mit klaren Meilensteinen und definierten Deliverables.

Green Flag: Klarer Prozess mit Timeline, Meilensteinen und definierten Verantwortlichkeiten. Red Flag: „Wir fangen einfach an und schauen, was passiert."

4. „Wer ist mein fester Ansprechpartner und wie oft sprechen wir?"

Warum wichtig: Kommunikation ist der häufigste Grund für gescheiterte Projekte. Ein fester Projektmanager, der dein Projekt kennt, ist unbezahlbar. Wechselnde Ansprechpartner oder „melde dich wenn du was brauchst" sind Warnsignale.

Best Practice: Wöchentliche Sync-Calls (15–30 Minuten), ein dedizierter Projektmanager, klare Kommunikationskanäle (Slack, E-Mail, Projektmanagement-Tool).

Green Flag: „Du bekommst einen festen PM, wir machen wöchentliche Updates." Red Flag: „Du kannst uns jederzeit schreiben" – ohne feste Struktur.

5. „Was passiert nach dem Launch?"

Warum wichtig: Der Launch ist nicht das Ende, sondern der Anfang. Ein Chatbot muss trainiert, eine Voice AI optimiert, eine Automatisierung überwacht werden. Wenn die Agentur nach dem Launch verschwindet, hast du ein Problem.

Was inkludiert sein sollte: Mindestens 4–8 Wochen Post-Launch-Support, Bug-Fixing, Dokumentation, und idealerweise ein SLA für laufende Wartung.

Green Flag: „Die ersten 8 Wochen nach Launch sind inklusive, danach bieten wir einen Wartungsvertrag an." Red Flag: „Nach dem Launch bist du auf dich gestellt" oder „Support ist extra, reden wir später drüber."

6. „Welche Technologie nutzt ihr und warum?"

Warum wichtig: Die Technologie-Entscheidung hat langfristige Konsequenzen. Ein Chatbot auf einer proprietären Plattform bindet dich an einen Anbieter (Vendor Lock-in). Eine Open-Source-Lösung gibt dir mehr Kontrolle, braucht aber mehr technisches Know-how.

Was du verstehen solltest: Warum genau diese Technologie und nicht eine andere? Was passiert, wenn der Anbieter seine Preise verdoppelt? Wie aufwändig ist ein Wechsel?

Green Flag: Begründete Technologie-Wahl basierend auf deinen Anforderungen, nicht auf den Vorlieben der Agentur. Red Flag: „Das ist unsere Standard-Lösung" – ohne Bezug zu deinem konkreten Fall.

7. „Wie sieht euer Team aus, das an meinem Projekt arbeitet?"

Warum wichtig: Es ist ein Unterschied, ob ein erfahrenes Inhouse-Team dein Projekt umsetzt oder ob die Agentur Freelancer zusammenstellt, die sich noch nie zuvor gesehen haben.

Was du wissen solltest: Wie viele Leute arbeiten an deinem Projekt? Welche Rollen (Entwickler, Prompt Engineer, PM)? Sind sie festangestellt oder extern?

Green Flag: „An deinem Projekt arbeiten unser Senior-Entwickler, ein Prompt Engineer und dein Projektmanager – alle fest bei uns." Red Flag: Unklare Teamstruktur, Offshore-Outsourcing ohne Erwähnung oder „unser Netzwerk an Spezialisten."

8. „Was ist realistisch in meinem Budget machbar?"

Warum wichtig: Die beste Agentur sagt dir ehrlich, was geht und was nicht – statt alles zu versprechen und dann nachzuverhandeln. Ein guter Partner hilft dir, dein Budget optimal einzusetzen, und empfiehlt im Zweifel einen schlankeren Ansatz.

Green Flag: „In deinem Budget können wir X und Y umsetzen. Für Z bräuchtest du ca. 3.000€ mehr – aber ich empfehle dir, erstmal mit X zu starten und zu sehen, wie es läuft." Red Flag: „Kein Problem, das machen wir alles" – ohne konkreten Scope oder detailliertes Angebot.

9. „Wie messt ihr den Erfolg des Projekts?"

Warum wichtig: Eine gute Agentur denkt in Ergebnissen, nicht in Features. "Der Chatbot ist live" ist kein Erfolg. "Der Chatbot beantwortet 70% der Support-Anfragen und spart 20 Stunden pro Woche" – das ist ein Erfolg.

Best Practice: Gemeinsam vor Projektstart KPIs definieren. Zum Beispiel: Automatisierungsrate, Antwortzeit, Kundenzufriedenheit, Conversion Rate oder eingesparte Stunden.

Green Flag: „Wir definieren gemeinsam 3–5 KPIs und tracken sie ab Launch wöchentlich." Red Flag: „Erfolg ist subjektiv" oder „Das sehen wir dann nach dem Launch."

10. „Wem gehört der Code und die Daten?"

Warum wichtig: Diese Frage wird oft vergessen – bis man die Agentur wechseln will. Wenn dir der Code nicht gehört, bist du abhängig. Wenn die Agentur die Trainingsdaten behält, kannst du nicht einfach zu einem anderen Anbieter wechseln.

Standard: Du besitzt den gesamten Code, alle Daten und alle Konfigurationen. Die Agentur darf das Projekt anonymisiert in ihrem Portfolio zeigen.

Green Flag: Klare IP-Regelung im Vertrag: alles gehört dir. Red Flag: „Der Code läuft auf unserer Plattform, du mietest den Zugang" – oder die Frage wird umgangen.

11. „Wie geht ihr mit Änderungswünschen während des Projekts um?"

Warum wichtig: Kein Projekt läuft genau nach Plan. Änderungen sind normal. Die Frage ist: Wie werden sie gehandhabt? Ohne klaren Prozess werden aus kleinen Änderungen große Budgetüberschreitungen.

Best Practice: Ein definierter Change-Request-Prozess mit Beschreibung der Änderung, geschätztem Aufwand (Zeit + Kosten) und Auswirkung auf die Timeline. Bevor die Änderung umgesetzt wird, gibt es eine schriftliche Freigabe.

Green Flag: „Änderungen sind kein Problem – wir dokumentieren den Mehraufwand transparent und du entscheidest, ob und wann wir sie umsetzen." Red Flag: „Änderungen kosten pauschal 50% extra" oder „Änderungen sind in dem Budget nicht vorgesehen."

12. „Was sind die größten Risiken in unserem Projekt?"

Warum wichtig: Diese Frage trennt erfahrene Agenturen von Anfängern. Wer 50 KI-Projekte gemacht hat, kennt die typischen Stolpersteine und kann sie frühzeitig adressieren. Wer behauptet, es gäbe keine Risiken, hat entweder wenig Erfahrung – oder ist nicht ehrlich.

Typische Risiken, die genannt werden sollten:

• Datenqualität (schlechte Trainingsdaten = schlechte KI)
• Integrationsaufwand höher als geschätzt
• User Adoption (Mitarbeiter nutzen das Tool nicht)
• Scope Creep (Anforderungen wachsen während des Projekts)

Green Flag: Konkrete Risiken benennen UND Strategien, wie man sie minimiert. Red Flag: „Es gibt keine Risiken" oder „Das läuft alles glatt."

Checkliste: Green Flags vs. Red Flags auf einen Blick

Green Flags und Red Flags bei der KI-Agentur-Auswahl

So sparst du dir den Agentur-Auswahlprozess

Alle 12 Fragen selbst durcharbeiten, Angebote einholen, Referenzen prüfen – das kostet dich schnell 20–30 Stunden. Und am Ende weißt du immer noch nicht sicher, ob du die richtige Wahl getroffen hast.

Genau dafür gibt es Kigora. Wir haben diese Fragen schon für dich gestellt. In unserem Netzwerk sind nur Agenturen, die:

• Nachweisbare Referenzen in deinem Use Case haben
• Einen strukturierten Projektablauf vorweisen können
• Faire Vertrags- und IP-Regelungen bieten
• Post-Launch-Support inklusive haben

Unser Prozess:

1. Du beschreibst dein Projekt in 2 Minuten
2. Wir rufen dich an und klären deine Anforderungen im Detail
3. Innerhalb von 24 Stunden erhältst du Angebote von 2–3 passenden Agenturen

Kein Agentur-Hopping, keine endlosen Erstgespräche, keine bösen Überraschungen. 100% kostenlos und unverbindlich.